Προβολή χρονοδιαγράμματος και λίμτας ελέγχου (timeline & checklist) για έργα εκδηλώσεων

"—Καλησπέρα, έχουμε κλείσει τα λουλούδια;"

Το τηλέφωνο της Ολυμπίας Παπαδοπούλου χτύπησε στις 11 το βράδυ. Το μήνυμα ερχόταν από τη νύφη της οποίας τον γάμο ετοίμαζε για το προσεχές Σαββατοκύριακο: "Καλησπέρα, ανησυχώ λίγο… έχουμε κλείσει τα λουλούδια;"

Η Ολυμπία χαμογέλασε και απάντησε: "Μην ανησυχείς καθόλου, έχω επιβεβαιώσει με τον ανθοπώλη από την περασμένη εβδομάδα."

Πριν περάσουν δέκα λεπτά, εμφανίστηκε ένα νέο μήνυμα.

• "Και τι γίνεται με τα φορέματα των παράνυμφων;"

• "Έχουν κλειδώσει ο ήχος και τα φώτα;"

• "Πήρε ο παρουσιαστής το σενάριο;"

Δεν ήταν η πρώτη φορά που η Ολυμπία δεχόταν τέτοιες ερωτήσεις. Ως Event Planner στην Αθήνα με πάνω από δέκα χρόνια εμπειρίας, γνώριζε καλά ότι η ανησυχία των πελατών δεν πηγάζει από έλλειψη εμπιστοσύνης. Απλώς δεν γνωρίζουν σε ποιο στάδιο βρίσκεται η υλοποίηση του έργου.

Κάθε εκδήλωση αποτελείται από μια αλυσίδα εκατοντάδων διαδοχικών εργασιών: Επιθεώρηση χώρου, διαμόρφωση concept, σχεδιασμός σκηνής, οριστικοποίηση προμηθευτών, παραγγελία λουλουδιών, κράτηση τραπεζιών δεξίωσης, ενοικίαση ηχητικού εξοπλισμού, φωτισμού, εκτύπωση backdrop, επιβεβαίωση παρουσιαστή, πρόβα τζενεράλε, έλεγχος εξοπλισμού, γενική πρόβα, διεξαγωγή εκδήλωσης, παράδοση φωτογραφικού υλικού, εξόφληση οικονομικών εκκρεμοτήτων.

Αν έστω και ένα στοιχείο καθυστερήσει, όλο το επόμενο πλάνο κινδυνεύει να εκτροχιαστεί. Γι' αυτόν ακριβώς τον λόγο η Ολυμπία ετοίμαζε πάντα λεπτομερή χρονοδιαγράμματα (timelines). Το πρόβλημα, ωστόσο, ήταν ότι συνήθως τα απέστειλε σε αρχεία Word ή PDF.

Λίγες ημέρες αργότερα, ο πελάτης ρωτούσε ξανά:

• "Δεν θυμάμαι πού είναι αποθηκευμένο το αρχείο."

• Ή: "Αυτό το χρονοδιάγραμμα είναι η νέα ή η παλιά έκδοση;"

Κάποτε, έπειτα από αλλαγή στο πρόγραμμα της πρόβας τζενεράλε, η Ολυμπία ανανέωσε το αρχείο και το έστειλε με email. Όμως η νύφη άνοιξε κατά λάθος την παλιά έκδοση. Την ημέρα της πρόβας, ολόκληρη η οικογένεια έφτασε καθυστερημένη σχεδόν μία ώρα επειδή συνέχιζε να συμβουλεύεται το προηγούμενο χρονοδιάγραμμα. Η Ολυμπία άρχισε να αντιλαμβάνεται κάτι βασικό: οι πελάτες δεν θέλουν να λαμβάνουν σωρεία αρχείων. Το μόνο που θέλουν να γνωρίζουν είναι σε ποια φάση βρίσκεται το έργο σήμερα.

Μετά τη μετάβαση στο Profile-Shop, η Ολυμπία άλλαξε ριζικά τον τρόπο διαχείρισης της προόδου. Μόλις ο πελάτης υπέγραφε το συμβόλαιο, δημιουργούσε ένα εξατομικευμένο Timeline & Checklist για το συγκεκριμένο έργο. Όλες οι εργασίες κατανέμονταν ανά στάδιο.

Πριν την εκδήλωση

• Ολοκλήρωση concept.

• Οριστικοποίηση χώρου.

• Επιβεβαίωση προϋπολογισμού.

• Υπογραφή συμβολαίου με προμηθευτές.

• Σχεδιασμός backdrop.

• Παραγγελία λουλουδιών.

• Επιλογή μενού.

Την εβδομάδα της εκδήλωσης

• Έλεγχος εξοπλισμού.

• Γενική πρόβα προγράμματος.

• Επιβεβαίωση λίστας καλεσμένων.

• Προετοιμασία δώρων.

• Έλεγχος σκηνής.

Μετά την εκδήλωση

• Καθαρισμός και απομάκρυνση εξοπλισμού από τον χώρο.

• Παράδοση φωτογραφικού υλικού.

• Αποστολή βίντεο highlight.

• Ολοκλήρωση πληρωμών.

• Συλλογή αξιολογήσεων από τον πελάτη.

Κάθε φορά που ολοκλήρωνε μια εργασία, η Ολυμπία απλώς την ενημέρωνε στο Profile-Shop. Ο πελάτης είχε πρόσβαση ανά πάσα στιγμή για να δει την πιο πρόσφατη πρόοδο.

• Χωρίς ανάγκη για μηνύματα.

• Χωρίς αναζήτηση παλιών email.

• Χωρίς άγχος αν βλέπει παλαιότερη έκδοση.

Αυτό που ξάφνιασε περισσότερο την Ολυμπία ήταν η τεράστια μείωση των μηνυμάτων.

Αντί να λαμβάνει δεκάδες ερωτήσεις καθημερινά όπως:

• "Σε ποιο σημείο βρισκόμαστε;"

• Ή: "Έγινε αυτή η δουλειά;"

Οι πελάτες έμπαιναν αυτόνομα στο Timeline του Profile-Shop για να παρακολουθούν την πορεία.

• Αν έβλεπαν κάποιο στοιχείο σε εξέλιξη, καταλάβαιναν ότι ο planner εργάζεται πάνω σε αυτό.

• Αν έβλεπαν κάποιο στοιχείο ολοκληρωμένο, αισθάνονταν μεγαλύτερη ηρεμία.

Οι συναντήσεις μεταξύ της Ολυμπίας και των πελατών έπαψαν να αναλώνονται σε ενημερώσεις προόδου. Αντίθετα, απέκτησαν περισσότερο ελεύθερο χρόνο για να συζητούν ιδέες, εμπειρίες καλεσμένων και λεπτομέρειες που κάνουν την εκδήλωση ξεχωριστή.

Ένα έργο που χαράχτηκε στη μνήμη της Ολυμπίας ήταν η επέτειος των 20 χρόνων μιας μεγάλης εταιρείας τεχνολογίας με περίπου 1.500 καλεσμένους. Η διοίκηση της εταιρείας περιλάμβανε πολλά τμήματα που παρακολουθούσαν το έργο. Αν στο παρελθόν η Ολυμπία αναγκαζόταν να στέλνει σωρεία αρχείων Word, Excel και PDF σε καθέναν ξεχωριστά, τώρα αρκούσε απλώς να μοιραστεί το Profile-Shop. Ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα, η λίστα ελέγχου, η πρόοδος κάθε τομέα και οι ολοκληρωμένες εργασίες ενημερώνονταν σε μία ενιαία σελίδα.

• Ο Διευθυντής Marketing μπορούσε να ελέγξει την πρόοδο της σκηνής.

• Το Διοικητικό Τμήμα παρακολουθούσε τα logistics.

• Η ανώτατη διοίκηση έβλεπε το συνολικό πλάνο.

Όλοι είχαν πρόσβαση στο ίδιο σημείο και έβλεπαν πάντα την τελευταία έκδοση. Μετά το πέρας της εκδήλωσης, ο διευθυντής του έργου είπε στην Ολυμπία: "Αυτό που μας έκανε να αισθανθούμε ασφάλεια δεν ήταν ο όγκος της δουλειάς σας, αλλά το γεγονός ότι γνωρίζαμε διαρκώς πού ακριβώς βρισκόσασταν." Η Ολυμπία χαμογέλασε. Συνειδητοποίησε ότι για τον πελάτη, μια επιτυχημένη εκδήλωση δεν βασίζεται μόνο σε μια όμορφη σκηνή ή ένα φαντασμαγορικό πρόγραμμα. Ο επαγγελματισμός συχνά ξεκινά από τα πιο απλά πράγματα: ένα σαφές χρονοδιάγραμμα, μια διαφανή λίστα ελέγχου και την αίσθηση ότι τα πάντα βρίσκονται υπό έλεγχο.

Αυτή ακριβώς είναι η αξία που προσφέρει το Profile-Shop. Μέσω της ενότητας Timeline & Checklist, ο event planner μπορεί να ενημερώνει την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας στον πελάτη να παρακολουθεί ολόκληρο το έργο από το στάδιο της προετοιμασίας, την ημέρα της εκδήλωσης μέχρι και τις εργασίες λήξης. Αντί να αποστέλλονται πολλαπλά αρχεία Word ή PDF και να δίνονται συνεχείς εξηγήσεις μέσω μηνυμάτων, όλες οι πληροφορίες συγκεντρώνονται σε μία μοναδική σελίδα, συμβάλλοντας στην αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ planner και πελάτη, στον περιορισμό του άγχους και στην αναβάθμιση της συνολικής εμπειρίας οργάνωσης.