Δημιουργία επαγγελματικών proposals για team building ή γάμους

"Λατρεύουμε την ιδέα σας, αλλά αυτό το proposal είναι λίγο δύσκολο να οπτικοποιηθεί..."

Ο Δημήτρης Παπαδόπουλος έκλεισε απαλά το laptop του. Ήταν η τρίτη φορά μέσα στον μήνα που άκουγε έναν πελάτη να του λέει αυτή τη φράση. Ο Δημήτρης είναι Event Planner με έδρα την Αθήνα, εξειδικευμένος στη διοργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων team building και γάμων. Κάθε νέο έργο ξεκινά με ένα προσεκτικά προετοιμασία proposal. Ξοδεύει αμέτρητες ώρες σχεδιάζοντας slides, ρυθμίζοντας κάθε χρωματική παλέτα, ταξινομώντας κάθε εικόνα, συντάσσοντας χρονοδιαγράμματα, υπολογίζοντας προϋπολογισμούς, περιγράφοντας concepts, εξάγοντας αρχεία PDF, ελέγχοντας για τυχόν λάθη και στέλνοντας email στους πελάτες.

Κάθε proposal απαιτεί από τρεις έως πέντε ώρες εργασίας για να ολοκληρωθεί. Ωστόσο, μετά την αποστολή του, ο Δημήτρης λαμβάνει σταθερά τις ίδιες ερωτήσεις:

• "Πώς ακριβώς θα διακοσμηθεί αυτό το concept;"

• "Πού βρίσκεται το λεπτομερές χρονοδιάγραμμα της ημέρας της εκδήλωσης;"

• "Ποιες κατηγορίες συμπεριλαμβάνονται σε αυτόν τον προϋπολογισμό;"

• "Πώς θα διαμορφωθεί το κόστος αν αυξηθούν οι καλεσμένοι κατά 50 άτομα;"

Τότε συνειδητοποίησε κάτι σημαντικό: τα proposals του περιείχαν όλες τις πληροφορίες, αλλά δεν ήταν αρκετά διαδραστικά και άμεσα ώστε να βοηθήσουν τον πελάτη να σχηματίσει σαφή εικόνα.

Ένα απόγευμα, ο Δημήτρης συναντήθηκε με εκπροσώπους μιας εταιρείας που αναζητούσε διοργανωτή για ένα πρόγραμμα team building άνω των 300 εργαζομένων. Έπειτα από σχεδόν δύο ώρες συζήτησης, ο πελάτης τού είπε: "Στείλτε μας το proposal. Το διοικητικό συμβούλιο θα το εξετάσει και θα σας απαντήσει."

Ο Δημήτρης επέστρεψε στο γραφείο του. Πέρασε ολόκληρο το βράδυ διορθώνοντας ένα πολυσέλιδο proposal άνω των 40 σελίδων, γεμάτο εικόνες, χρονοδιαγράμματα, προϋπολογισμούς, concepts και διαδικασίες υλοποίησης.

Το επόμενο πρωί απέστειλε το αρχείο PDF. Τρεις ημέρες αργότερα... Ο πελάτης απάντησε: "Το proposal είναι εξαιρετικά λεπτομερές, αλλά αρκετά μεγάλο. Η ηγεσία δεν διαθέτει τον απαραίτητο χρόνο να το μελετήσει εξονυχιστικά." Τελικά, το έργο ανατέθηκε σε έναν ανταγωνιστή. Όχι επειδή η ιδέα του Δημήτρη ήταν κατώτερη, αλλά επειδή το proposal του αντιπάλου ήταν συνοπτικό, οπτικά άρτιο και εύκολο στην παρακολούθηση.

Από εκείνη τη στιγμή, ο Δημήτρης αποφάσισε να αλλάξει τον τρόπο προβολής των υπηρεσιών του χρησιμοποιώντας το Profile-Shop. Αντί να σχεδιάζει proposals από την αρχή για κάθε πελάτη, δημιούργησε ένα διαδικτυακό proposal απευθείας στο Profile-Shop. Κάθε proposal παρουσιάζεται με σαφή δομή: Αρχικά, η παρουσίαση του concept συνοδεύεται από πραγματικές φωτογραφίες. Ακολουθεί το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης από την προετοιμασία έως το τέλος της εκδήλωσης. Στη συνέχεια, παρατίθεται ο πίνακας προϋπολογισμού διαιρεμένος ανά κατηγορία, όπως χώρος, σκηνή, ηχητικά, φωτισμός, προσωπικό, δώρα και τυχόν απρόβλεπτα έξοδα. Τέλος, περιλαμβάνεται το portfolio παρόμοιων έργων που έχει υλοποιήσει ο Δημήτρης, συνοδευόμενο από αξιολογήσεις προηγούμενων πελατών. Όταν ένας πελάτης επιθυμεί να προσαρμόσει τον προϋπολογισμό ή την κλίμακα της εκδήλωσης, ο Δημήτρης ενημερώνει το proposal άμεσα μέσα από το Profile-Shop, χωρίς να χρειάζεται να τροποποιεί δεκάδες σελίδες PDF και να τις αποστέλλει επανειλημμένα. Το μόνο που κάνει είναι να κοινοποιεί έναν ενιαίο σύνδεσμο (link). Ο πελάτης μπορεί να ανοίξει το περιεχόμενο από κινητό, tablet ή laptop και να το μελετήσει απρόσκοπτα.

Σύντομα, ο Δημήτρης έλαβε αίτημα για τη διοργάνωση ενός υπαίθριου γάμου. Η νύφη και ο γαμπρός διέμεναν σε διαφορετικές πόλεις, οπότε όλη η επικοινωνία πραγματοποιούνταν διαδικτυακά. Μετά την πρώτη συμβουλευτική συνάντηση, ο Δημήτρης απέστειλε τον σύνδεσμο του proposal μέσω του Profile-Shop. Μέσα στην παρουσίαση, το ζευγάρι μπόρεσε να δει συνολικά το concept για τον χώρο της τελετής, τη ζώνη δεξίωσης, τα δείγματα λουλουδιών, το γαμήλιο χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό ανά κατηγορία και προηγούμενους υπαίθριους γάμους που είχε διεκπεραιώσει ο Δημήτρης. Δύο μέρες αργότερα, η νύφη τού τηλεφώνησε: "Στην πραγματικότητα, δεν προλάβαμε να διαβάσουμε ολόκληρο το proposal." Ο Δημήτρης αιφνιδιάστηκε ελαφρώς. Εκείνη χαμογέλασε και συνέχισε: "Απλά φτάσαμε μέχρι το σημείο του concept και του χρονοδιαγράμματος και αποφασίσαμε αμέσως να σας το αναθέσουμε!"

Έπειτα από σχεδόν έναν χρόνο χρήσης του Profile-Shop, ο Δημήτρης έπαψε να σπαταλά ατελείωτες ώρες στον σχεδιασμό νέων proposals. Επενδύει πλέον τον χρόνο του στη δημιουργία πρωτότυπων ιδεών για τους πελάτες του αντί να διορθώνει αρχεία PowerPoint ή PDF. Ομοίως, οι πελάτες του μπορούν πλέον να οπτικοποιήσουν ολόκληρο το έργο μέσα από ένα άρτιο, επαγγελματικό και δυναμικά ενημερωμένο proposal. Ο Δημήτρης συνειδητοποίησε ότι ένα επιτυχημένο proposal δεν είναι το πολυσελιδότερο, αλλά εκείνο που επιτρέπει στον πελάτη να διακρίνει καθαρά την αξία της εκδήλωσης, να κατανοήσει τη ροή υλοποίησης και να αισθανθεί την απαιτούμενη σιγουριά για να πάρει την τελική απόφαση.

Αυτό ακριβώς είναι το πλεονέκτημα που προσφέρει το Profile-Shop. Αντί να αποστέλλονται δυσκίνητα και δυσκολοεντήρητα αρχεία PDF, οι Event Planners μπορούν να δημιουργούν διαδικτυακά proposals όπου τα concepts, οι προϋπολογισμοί, τα χρονοδιαγράμματα, τα portfolios και τα καθήκοντα παρουσιάζονται με επιστημονική δομή. Με έναν και μόνο σύνδεσμο, ο πελάτης αποκτά πλήρη πρόσβαση από κάθε συσκευή, ενώ ο επαγγελματής διαμορφώνει εύκολα το proposal κατάλληλα για κάθε έργο, διατηρώντας άψογη επαγγελματική εικόνα και μεγιστοποιώντας τα ποσοστά επιτυχίας.