Δημιουργία μακροπρόθεσμων πακέτων υπηρεσιών διοργάνωσης εκδηλώσεων για επιχειρήσεις
"Είμαστε απόλυτα ικανοποιημένοι με τη φετινή εκδήλωση... αλλά του χρόνου θα βγάλουμε ξανά το έργο σε διαγωνισμό."
Ο Κωνσταντίνος Παπαδόπουλος διάβασε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η διάθεσή του έπεσε. Πριν από τρεις μήνες, ο ίδιος και η ομάδα του είχαν ολοκληρώσει με επιτυχία ένα συνέδριο πελατών με περισσότερους από 1.000 συμμετέχοντες για έναν μεγάλο όμιλο στο Λονδίνο. Τα πάντα κύλησαν βάσει σχεδίου. Ο πελάτης εξέφρασε τον θαυμασμό του για τον επαγγελματισμό της ομάδας, από τον σχεδιασμό των ιδεών και τον συντονισμό του προγράμματος μέχρι τη διαχείριση τυχόν απρόβλεπτων καταστάσεων. Ο Κωνσταντίνος πίστευε ότι αυτή θα ήταν η αρχή μιας μακροχρόνιας συνεργασίας. Ωστόσο, το τελικό email που έλαβε έγραφε: "Σας ευχαριστούμε θερμά. Την επόμενη χρονιά η εταιρεία μας θα επιλέξει νέο προμηθευτή μέσω μιας επαναληπτικής διαδικασίας αξιολόγησης."
Αυτό σήμαινε ότι μετά από κάθε εκδήλωση, ο Κωνσταντίνος αναγκαζόταν να ξεκινάει τα πάντα από την αρχή.
Νέα proposals.
Παρουσίαση ικανοτήτων.
Διαπραγμάτευση προϋπολογισμού.
Ανταγωνισμός με άλλες εταιρείες.
Και αυτό συνέβαινε ενώ ο παλιός πελάτης γνώριζε ήδη άριστα τον τρόπο εργασίας του.
Έπειτα από χρόνια εμπειρίας ως Event Planner, ο Κωνσταντίνος συνειδητοποίησε μια σκληρή πραγματικότητα: πολλές επιχειρήσεις δεν διοργανώνουν απλώς μία μεμονωμένη εκδήλωση. Διαθέτουν σχέδια επικοινωνίας και εσωτερικές δραστηριότητες που τρέχουν καθ' όλη τη διάρκεια του έτους.
Το πρώτο τρίμηνο πραγματοποιείται η ετήσια γενική συνέλευση και απολογισμός.
Το δεύτερο τρίμηνο περιλαμβάνει προγράμματα team building.
Το τρίτο τρίμηνο αφορά τα εγκαίνια και τις παρουσιάσεις νέων προϊόντων.
Στο τέλος του έτους διοργανώνονται gala dinners και τελετές βράβευσης προσωπικού.
Ορισμένες εταιρείες μάλιστα διοργανώνουν σεμινάρια, workshops και εκδηλώσεις πελατών σχεδόν κάθε μήνα. Παρ' όλα αυτά, οι περισσότεροι event planners εξακολουθούν να πωλούν τις υπηρεσίες τους μεμονωμένα για κάθε ξεχωριστό έργο. Μετά το πέρας μιας εκδήλωσης, τα δύο μέρη επιστρέφουν στο σημείο μηδέν. Ο πελάτης αναζητά νέο συνεργάτη ή ζητά εκ νέου προσφορές, ενώ ο επαγγελματης χάνει ξανά χρόνο στη σύνταξη proposals και στις διαπραγματεύσεις. Ο Κωνσταντίνος κατάλαβε ότι έχανε συμβόλαια υψηλότερης αξίας και σταθερότητας.
Κάποτε, σε μια συνάντηση απολογισμού μετά την ολοκλήρωση μιας σειράς εκδηλώσεων για μια εταιρεία τεχνολογίας, ο διευθυντής μάρκετινγκ τού ανέφερε: "Στην πραγματικότητα, κάθε χρόνο η εταιρεία μας διοργανώνει περίπου 10 με 12 εκδηλώσεις. Αν υπήρχε ένας έμπιστος συνεργάτης να μας συνοδεύει μακροπρόθεσμα, θα εξοικονομούσαμε τεράστιο χρόνο."
Αυτή η φράση έβαλε τον Κωνσταντίνο σε σκέψεις. Αυτό που χρειαζόταν ο πελάτης δεν ήταν απλώς ένας Event Planner για κάθε μεμονωμένη εκδήλωση, αλλά ένας σταθερός συνεργάτης για ολόκληρο τον χρόνο. Ωστόσο, ο ίδιος δεν είχε παρουσιάσει ποτέ τις υπηρεσίες του με αυτόν τον τρόπο.
Αργότερα, ο Κωνσταντίνος άρχισε να αξιοποιεί το Profile-Shop. Αντί να αναρτά απλώς ξεχωριστά πακέτα ανά εκδήλωση, δημιούργησε ένα επιπλέον Πακέτο Υπηρεσιών Event Retainer σχεδιασμένο ειδικά για επιχειρήσεις. Μέσα στο Profile-Shop, ο Κωνσταντίνος παρουσίασε ξεκάθαρα τα προγράμματα συνεργασίας ανά τρίμηνο και ανά έτος.
Κάθε πακέτο περιγράφει λεπτομερώς:
Τον αριθμό των εκδηλώσεων που υποστηρίζονται.
Τα είδη των εκδηλώσεων που περιλαμβάνονται (team building, συνέδρια, workshops, gala dinners κ.λπ.).
Τα προνόμια για πελάτες με μακροχρόνια συμβόλαια.
Τις οικονομικές εκπτώσεις και προσφορές.
Την προτεραιότητα στην υλοποίηση.
Τη διαδικασία συνεργασίας μεταξύ των δύο πλευρών.
Τους όρους ανανέωσης της σύμβασης.
Όταν μια επιχείρηση επιθυμεί να τροποποιήσει τον αριθμό των εκδηλώσεων ή να προσθέσει νέες κατηγορίες, ο Κωνσταντίνος απλώς ενημερώνει το πακέτο υπηρεσιών απευθείας στο Profile-Shop και στέλνει τον ίδιο ακριβώς σύνδεσμο (link) στον πελάτη. Τέλος τα πολυσέλιδα αρχεία proposals που απαιτούσαν ατελείωτες διορθώσεις.
Λίγους μήνες αργότερα, ένας όμιλος λιανεμπορίου επικοινώνησε με τον Κωνσταντίνο αφού επισκέφθηκε το Profile-Shop του. Αρχικά, σκόπευαν να τον προσλάβουν αποκλειστικά για τα εγκαίνια ενός νέου καταστήματος. Όταν όμως είδαν την ενότητα των Μακροπρόθεσμων Πακέτων Συνεργασίας, αντιλήφθηκαν ότι ο Κωνσταντίνος διέθετε μια ολοκληρωμένη λύση για ολόκληρο το φάσμα των επικοινωνιακών τους δραστηριοτήτων καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Μετά τη συμβουλευτική συνάντηση, η εταιρεία δεν περιορίστηκε μόνο στα εγκαίνια· αποφάσισε να υπογράψει άμεσα συμβόλαιο συνεργασίας 12 μηνών, το οποίο περιλάμβανε οκτώ μεγάλες εκδηλώσεις και πολλαπλά εσωτερικά workshops. Ήταν η μεγαλύτερη και πιο επικερδής συμφωνία που είχε κλείσει ποτέ ο Κωνσταντίνος.
Από τότε, ο Κωνσταντίνος έπαψε να αντιμετωπίζει κάθε εκδήλωση ως ένα μεμονωμένο έργο που λήγει με το πέσιμο της αυλαίας. Άρχισε να χτίζει ισχυρές, μακροχρόνιες σχέσεις συνεργασίας με τις επιχειρήσεις. Οι πελάτες δεν χρειάζεται πλέον να αναζητούν νέο Event Planner μετά από κάθε εκδήλωση, ενώ ο ίδιος διαθέτει σταθερό όγκο εργασίας, προγραμματίζει αποτελεσματικά το προσωπικό του και εστιάζει στην αναβάθμιση της ποιότητας των υπηρεσιών του αντί να κυνηγά διαρκώς νέους πελάτες. Κατάλαβε ότι η μεγαλύτερη αξία δεν βρίσκεται στην πώληση μιας επιπλέον εκδήλωσης, αλλά στο να γίνεται κανείς ο σταθερός στρατηγικός συνεργάτης μιας επιχείρησης. Αυτό ακριβώς είναι το πλεονέκτημα που προσφέρει το Profile-Shop. Με τη δυνατότητα δημιουργίας πακέτων Event Retainer ανά τρίμηνο ή έτος, ο Event Planner μπορεί να προβάλλει καθαρά τα προνόμια, το εύρος των υπηρεσιών, τις εκπτώσεις και τη διαδικασία συνεργασίας μέσω ενός και μοναδικού συνδέσμου. Αυτό διευκολύνει τις επιχειρήσεις να αξιολογήσουν τα οφέλη μιας μακροχρόνιας σχέσης, ενισχύοντας παράλληλα την πιθανότητα υπογραφής μεγάλων, σταθερών συμβολαίων με δυνατότητα εύκολης ανανέωσης στις επόμενες περιόδους.